إضافة موكل جديد وإدارة ملفات الموكلين
قاعدة بيانات الموكلين هي الثروة الحقيقية لأي مكتب محاماة. يوفر لك نظام “نقطة” سجلاً رقمياً متكاملاً لكل موكل، يجمع بياناته، قضاياه، توكيلاته، وكشف حسابه المالي في مكان واحد، مما يسهل الوصول للمعلومات في ثوانٍ معدودة بدلاً من البحث في الملفات الورقية.
أولاً: خطوات تسجيل موكل جديد
لإضافة موكل جديد إلى قاعدة بيانات المكتب، توجه إلى القائمة الجانبية واختر (الموكلين > إضافة موكل جديد)، ثم اتبع الآتي:
- نوع الموكل: حدد ما إذا كان الموكل (فرد / شخص طبيعي) أو (شركة / شخص اعتباري).
- البيانات الأساسية: أدخل الاسم الرباعي، الرقم المدني (أو السجل التجاري للشركات)، والجنسية.
- بيانات التواصل: سجل رقم الهاتف، رقم الواتساب، البريد الإلكتروني، وعنوان الإقامة أو مقر الشركة بالتفصيل لتسهيل المراسلات القانونية.
إسناد الموكل لمحامي (Account Manager)
يمكنك ربط الموكل بمحامٍ أو مستشار قانوني محدد من فريقك ليكون هو المسؤول الأول عن متابعة شؤونه، الرد على استفساراته، وإدارة ملفاته القانونية.
تصنيف الموكلين
استخدم نظام العلامات (Tags) لتصنيف الموكلين (مثال: عميل VIP، شركة مقاولات، قضايا عمالية). يساعدك هذا التصنيف لاحقاً في استخراج تقارير مخصصة وإرسال رسائل جماعية.
ثانياً: الملف الشامل للموكل (360 View)
بمجرد حفظ بيانات الموكل، ينشئ النظام صفحة شاملة خاصة به (Profile). من خلال هذه الصفحة، يمكنك بضغطة زر الاطلاع على:
- ⚖️ سجل القضايا: كافة القضايا المرفوعة من الموكل أو ضده، وحالتها الحالية.
- 📄 التوكيلات: صور التوكيلات القانونية وتواريخ انتهائها.
- 💰 كشف الحساب: إجمالي الأتعاب المستحقة، المبالغ المسددة، والمطالبات المالية المتأخرة.
بوابة الموكل (Client Portal)
يتيح النظام إمكانية منح الموكلين حسابات وصول خاصة (بصلاحيات مقيدة جداً). تُمكّن هذه البوابة الموكل من الدخول برقم سري لمتابعة تواريخ جلساته القادمة، تحميل الأحكام، والاطلاع على فواتير الأتعاب، مما يقلل من حجم الاتصالات الهاتفية الواردة للمكتب ويمنح مكتبك طابعاً عالي الاحترافية.
